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문서관리 시스템은 모든 문서의 생성, 보관, 검색/활용, 폐기에 이르기까지 체계적 관리를 통해 사무업무의 효율향상을 도모하는 것이 목적이다.
P사의 문서관리 시스템은 의사 결정에 관한 핵심요소를 다루고 있으며, 이를 통해 ECM의 Business적인 가치를 극대화하는 것을 목적으로 하고 있다.
본 사례연구의 목적은 P사의 문서관리 시스템 운영진단을 통해 운영현황을 분석하기 위한 항목을 발굴하고, 항목별 지표에 따른 운영현황을 분석함으로써, 향후 주기적인 문서관리 시스템 운영현황 분석에 활용할 수 있도록 하기 위함이다.
IT 시스템은 구축 후 지속적인 진단 및 개선 작업이 수행되어야 빠른 속도로 정착되기 때문에, 운영과 관련된 제반 사항에 대한 진단이 요구된다.
이에 P사에 새로운 문서관리 Process와 ECM을 적용한지 1년 정도 경과한 시점에서 문서관리 Process의 주요 현황과 Issue를 공유하고 개선된 문서관리 Process 정립 결과를 보고하여, 개선된 문서관리 Process 체계의 적용/확산을 추진하기 위한 프로젝트가 진행되었다.
인프라/솔루션 운영 부문과 운영 관리 체계 부문을 추진 범위로 People, Process & Technology 관점에서 문서관리 시스템 운영 현황을 진단하고, 위험요인 발굴 및 개선 방안을 제시하였다. 인프라/솔루션 운영 부문에 대해서는 시스템의 운영 현황 및 수준을 진단하고, ‘8년 11월~12월 진행한 ORA(Operation Readiness Assessment) 결과와 비교 분석/점검하였고, 운영 관리 체계 부문은 지속적인 업무혁신이 가능한 체제 및 IT 운영의 최적화 관점에서 관리 체계를 진단하는 것으로, SOW(Statement of Work)에 정의된 업무를 수행하는 데 필요한 운영 역량, 운영절차, 보안(문서) 현황을 분석하여 가이드를 제시하였다.
전체적인 운영진단 절차는 총 세 단계로 진행되었다.
1단계에서는 ‘CM의 동향은 어떠한가?’ ‘s누가 무엇을 하고 있는가?’에 대한 내용으로 부서별 문서관리 시스템의 정량적 평가 및 선진사례와의 비교를 통한 부서별 업계 문서관리 시스템을 확인함으로써 산업별 선진 사례와의 Gap을 평가하였다.
2단계에서는 P사의 ‘c문서관리 현황은 어떠한가?’c에 대한 내용으로 부서별 문서관리 시스템의 정량적 평가와 부서별 문서관리 시스템의 활용이 낮은 부분에 대한 현안 및 개선기회를 정의 하였으며, 3단계는 ‘c미래의 문서관리는 어떠한 모습으로 가야 하는가?’c에 대한 내용으로 인터뷰 및 분석기법을 통한 정보화 현안 및 개선기회를 도출하였다.
각 단계를 거치면서 선진 사례와의 Gap 분석을 통한 부서별 현재 문서관리 시스템을 파악하고 부서별 정보화 경쟁력 제고를 위한 정보화 방향을 수립한 뒤, Value Chain상 시너지를 창출하기 위한 전사 그룹 관점의 정보화 방향을 수립하는 것이 ECM 운영진단 프로젝트의 추진 목표이다.