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RDBMS는 전 세계적으로 많이 사용하는 데이터베이스 시스템으로, 행정정보 데이터세트(이하 데이터세트)는 RDBMS를 이용하여 행정정보시스템에서 생산되는 방대한 규모의 데이터를 의미한다. 행정적인 문서 위주로 생산되는 업무시스템과는 달리 행정정보시스템은 기관의고유한 업무 중심으로 기록들이 생산되고 있다. 이러한 기록들은 기존의 결재문서류와 메타데이터 등이 달라 표준기록관리시스템으로 이관이 쉽지 않다. 2022년 「공공기록물법 시행령」 개정으로 기록물의 관리권한만 이전하는 유형에 데이터세트가 포함되었고, 개정의 핵심 내용은 행정정보시스템에서 기록의 생애주기를 관리해야 하는 것으로 볼수 있다. 그러나 현재까지는 행정정보시스템에서 데이터세트를 어떻게관리해야 하는지 모색된 바는 없었다. 이에 본 연구에서는 기록의 생애주기를 관리하기 위해 행정정보시스템에 탑재해야 하는 기록관리모듈의 DB를 설계하고자 한다. ISO 16175-1:2020의 예시를 수정·보완하여 “인사관리시스템”을 설계하고, 인사관리 데이터세트를 식별 및 평가함으로써 행정정보시스템에서의 기록관리를 위한 구체적인 실행 예시를 보여주고자 한다. 본 연구에서 설계한 프로토타입 시스템이 실제기관에서 사용하고 있는 시스템에 비해 데이터의 양이 적고, 기록관리모듈의 DB가 헹정정보시스템에 적용 가능한지 현업에 계신 기록연구사분들과 IT 개발자들에게 검증을 받지 못한 한계점은 있다. 그러나, 예시를 통해서 데이터세트가 무엇인지 실체를 파악할 수 있었고, 행정정보시스템에서 데이터세트를 어떻게 관리해야 하는지 알 수 있었다. 그리고 행정정보시스템에서 기록관리 모듈의 필요성을 확인할 수 있었다. 향후 완전한 기록관리 모듈이 완성되고 국가기록원에서 기록관리 모듈에 대한 표준이 만들어진다면, 관련 기관에서 데이터세트를 관리하는데 필요한 모듈이 될 수 있을 것이라 기대한다.
RDBMS is a widely used database system worldwide, and the term dataset refers to the vast amount of data produced in administrative information systems using RDBMS. Unlike business systems that mainly produce administrative documents, administrative information systems generate records centered around the unique tasks of organizations. These records differ from traditional approval documents and metadata, making it challenging to seamlessly transfer them to standard record management systems. With the 2022 revision of the ‘Public Records Act Enforcement Decree,’ dataset was included in the types of records for which only management authority is transferred. The core aspect of this revision is the need to manage the lifecycle of records within administrative information systems. However, there has been little exploration into how to manage dataset within administrative information systems. As a result, this research aims to design a database for a record management module that needs to be integrated into administrative information systems to manage the lifecycle of records. By modifying and supplementing ISO 16175-1:2020, we are designing an “human resource management system” and identifying and evaluating personnel management dataset. Through this, we aim to provide a concrete example of record management within administrative information systems. It’s worth noting that the prototype system designed in this research has limitations in terms of data volume compared to systems currently in use within organizations, and it has not yet been validated by record researchers and IT developers in the field. However, this endeavor has allowed us to understand the nature of dataset and how they should be managed within administrative information systems. It has also affirmed the need for a record management module’s database within administrative information systems. In the future, once a complete record management module is developed and standards are established by the National Archives, it is expected to become a necessary module for organizations to manage dataset effectively.
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Administrative Information System, Administrative information Dataset, Record Management Module DB
